采购管理系统使企业实现数字化采购管理

发布日期:
2021-05-08

采购是企业中比较重要的一部分,不仅是因为涉及到企业资金的使用,更是因为企业生产的产品原材料均是通过采购而来,采购对于企业的财务、产品质量甚至的营销环节都有着较为重要的作用。而采购管理已成为大部分企业节省企业成本,提高企业效益的方法。为了迎合如今市场的发展需求,基于网络,具有高效、节约等特点的数字化采购管理系统成为了企业的首选。那么传统企业采购管理数据分析流程是怎样的呢?数字化采购管理系统又具备哪些功能呢?下面就一起来看看吧。


采购管理系统使企业实现数字化采购管理


一、传统企业采购管理数据分析流程是怎样的?

1、采购涉及的企业资源简单来说就是资金和产品(原材料)。资金好理解,就是财务支出,采购产品需要付款,是现付、到付还是月结、年结。

2、产品就是指的采购的物品,简单地说就是采购了多少什么货物,质量是什么等级,到货验收怎么样,数量、质量是否达标。

3、从时间角度来说,采购需要横跨昨天、今天、明天。具体到采购工作上就是总结、落实和计划。再结合资金和产品,就是两个方面的三项数据分析。

4、资金的数据分析,很多企业会把资金的数据分析细分到周。就是这样一个指标,分成三个时段来分析。当然,这是个人的数据分析,像现金使用这种会影响企业运作的数据分析一定会汇总到财务部门甚至的企业决策层做最终审批。月、季度、年的资金数据分析都是按照这种模式来做。

5、对于产品的数据分析简单点做的话也需要分成两部分,数量和质量。数量这块跟资金的数据分析是相同的,同样分成“昨天、今天、明天”三个时间段来列数据对比。不同的是采购产品数量这块需要跟供应商紧密配合,交货周期和到货节奏一定要梳理清楚,既要保证采购产品满足生产的需求,又要避免库存过多导致的资金占用。


二、数字化采购管理系统具备哪些功能?

1、多途径采购功能

在企业中,采购业务的需求来源有多种,有计划部门的主生产计划、物料投放需求计划,以及库存缺货而生成的需求;有为满足以销定购的工商业一体化业务需求;有根据长期购货合同确定的定期购货需求;有零星的购货需求等。数字化采购管理系统提供根据计划、销售、仓库及采购自身需要等多途径采购功能。

2、订单管理

采购订单是物资在采购业务中流动的起点,它通过采购申请获取来自生产和销售等系统的信息,将供应链整体的信息有机地联系起来。订单管理主要记录、跟踪和控制订单执行的情况,包括针对采购合同的执行,控制购货价格、折扣及数量。随时跟踪订单完成情况,控制订单的执行;根据实际补货情况追加执行订单,通过比较订单执行差异,以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。

3、发票管理

采购发票具有业务和财务双重性质,发票的业务处理和控制是企业采购业务中的一个重要环节。采购发票与全部业务单据都有联系,与其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。数字化采购管理系统提供增值税专用发票和普通发票管理,并与应付款系统实现发票共享。


数字化采购管理系统还具备的功能有:购货质检管理、供应商供货管理、集团内部采购业务、业务流程设计、业务资料联查、多级审核管理、代管业务管理、物料对应管理、系统参数设置、报表查询功能、辅助工具等等功能。真正地帮助企业实现了数字化采购管理。


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